Kế toán quản trị đóng góp gì vào hệ thống kiểm soát quản trị

(Theo Charles T.Horngren)

Quay trở lại với chủ đề tiếp theo, kế toán quản trị đóng góp gì vào hệ thống kiểm soát quản trị. Trước tiên, chúng ta cần phân loại nhóm thông tin gì (đã trình bày ở post trước) phục vụ cho mục đích (1) ra quyết định và (2) lập kế hoạch & kiểm soát.

Với mục tiêu để ra quyết định chúng ta cần nhóm thông tin để xử lý các vấn đề sự vụ (problem-solving) và mục tiêu lập kế hoạch & kiểm soát chúng ta cần nhóm thông tin định hướng sự chú ý (Attention-directing) và thẻ điểm (scorecard).

Không giống như nhóm thông tin định hướng sự chú ý và thẻ điểm mang tính chất định kỳ (ngày, tuần, tháng, quý, năm…), nhóm thông tin xử lý các vấn đề sự vụ thường mang tính ad-hoc hơn để trả lời (ra quyết định) một số câu hỏi phát sinh trong quá trình kinh doanh như: giá bán đặc biệt cho một khách hàng với một đơn hàng số lượng lớn, mua hay tự làm một thành phần, sp nào đó, tăng hay giảm một chi phí quảng cáo cho một chương trình MKT nào đó…

Vậy với mục đích lập kế hoạch & kiểm soát nhóm thông tin còn lại đóng góp gì vào quá trình này ? trước tiên cần nắm lại quy trình lập kế hoạch và kiểm soát là gì.

(1) Lập kế hoạch (planning) là việc thiết lập mục tiêu cho một tổ chức và xác định con đường để đạt được mục tiêu đó

(2) Kiểm soát (control) là việc thực thi các kế hoạch và sử dụng phản hồi (feedback) để đánh giá kết quả đạt được

Để đóng góp vào quá trình lập kế hoạch và kiểm soát, báo cáo phổ biến của nhóm thông tin phục vụ mục tiêu này là báo cáo đo lường kết quả (Performance reports) với tùy đối tượng và mục đích sẽ có các thiết kế khác nhau. Nhìn chung, báo cáo này cung cấp thông tin phản hồi bằng cách so sánh kết quả thực tế và kế hoạch bằng cách làm nỗi bật các khác biệt / chênh lệch với kế hoạch. Công ty / quản lý sử dụng báo cáo này để đánh giá các quyết định và kết quả của công ty. Và từ đó làm động lực để cho nhà quản lý đạt được mục tiêu của mình. Ví dụ, quản lý ở một cửa hiệu đánh giá hiệu quả của chiến dịch MKT bằng cách đo lường doanh thu, lợi nhuận gia tăng so với chi phí của MKT bỏ ra, từ đó có thể điều chỉnh, chỉnh sửa lại kế hoạch của họ sao cho phù hợp.

Một ví dụ khác chi tiết hơn với số liệu kết quả kinh doanh của một tháng so với kế hoạch. Sau khi cấp quản lý đồng ý kế hoạch doanh số đưa ra cùng với các chi phí hỗ trợ liên quan. Nó sẽ trở thành mục tiêu doanh số của tháng. Vào cuối tháng, kế toán quản trị sẽ cung cấp doanh thu và chi phí tương ứng của tháng. Với kết quả trên, cấp quản lý sẽ tập trung nhiều vào chênh lệch cao hơn so với kế hoạch với mức chênh lệch cao nhất và các chênh lệch thấp hơn nhưng giá trị nhỏ thì ngược lại. Bằng cách tìm hiểu các chênh lệch này cấp quản lý sẽ tìm được các giải pháp tốt hơn.

Báo cáo đo lường kết quả thúc đẩy việc tìm hiểu các ngoại lệ (các mức chênh lệch lớn so với kế hoạch) từ đó chỉnh sửa lại hoạt động để nó phù hợp với kế hoạch hoặc điều chỉnh kế hoạch. Quy trình này người ta hay gọi là management by exception sẽ giúp cấp quản lý giải phóng thời gian không tập trung vào những mối lo không cần thiết. Tuy nhiên, nhớ rằng kế hoạch nên được chuẩn bị thật tốt với nhiều tình huống và linh động để cấp quản lý có thể cảm thấy thoải mái trước những vấn đề không lường trước được.

Chú ý là mặc dù budgets hỗ trợ cho việc lập kế hoạch và báo cáo đo lường kết quả hỗ trợ cho việc kiểm soát (control) nhưng nó không phải chỉ dành cho các kế toán mà nó còn phải được sử dụng bởi các cấp quản lý vận hành và cấp dưới của họ. Kế toán quản trị hỗ trợ cho các phòng chức năng trong việc lập kế hoạch và kiểm soát bằng cách cung cấp thông tin đo lường các hành động nhanh chóng và xác định các vấn đề nỗi cộm một cách có hệ thống.